ลดต้นทุนระยะยาว และทำงานอย่างฉลาดในยุค Digital ด้วย RPA

เทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยลดต้นทุนให้กับธุรกิจในระยะยาวได้

RPA คือ เทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วยลดต้นทุนให้กับธุรกิจในระยะยาวได้ ซึ่งต้นทุนที่ว่านั้นไม่ใช่เพียงแค่เรื่องของเงินเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเรื่องของเวลาอีกด้วย เพราะไม่ว่าจะในยุค Analog หรือ Digital สิ่งที่เรียกว่า Man-hour นับเป็นต้นทุนแฝงทางธุรกิจที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจาก เวลาเป็นสิ่งที่ใช้แล้วหมดไป ในการทำธุรกิจทุกคนต่างรู้ดีว่า พนักงานหนึ่งคนมีเวลาทำงานเพียงวันละ 8 ชั่วโมง ดังนั้น เราจึงควรใช้ 8 ชั่วโมงนี้ไปกับการทำงานที่จำเป็นและมีความสำคัญมากกว่างานที่ไม่จำเป็น เพื่อให้ธุรกิจพัฒนาได้อย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพสูงสุด ด้วยเหตุนี้ จึงมีการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่องเพื่อช่วยตอบโจทย์ปัญหาเหล่านี้

RPA คืออะไร?

Robotic Process Automation หรือ RPA คือ เทคโนโลยีที่สามารถสร้าง “Software Robot” หรือ “โปรแกรมหุ่นยนต์อัตโนมัติ” ที่เลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ได้เพื่อใช้ทำงานแทนคน โดยเราสามารถตั้งค่าหรือออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Workflow) และกระบวนการในการทำงาน (Process) ได้ โดยงานเหล่านั้นมักเป็นงานที่มีลักษณะซ้ำ ๆ รูปแบบเดิม ๆ

RPA คือ Software Robot ที่ผสมผสานเทคโนโลยี Machine Learning, Rule Engine, Image Recognition และ AI เข้าด้วยกัน RPA จึงสามารถเรียนรู้ วิเคราะห์ และทำงานเหล่านั้นได้อัตโนมัติเหมือนกับคน แต่สามารถทำงานได้ไวกว่าตลอด 24 ชั่วโมง ลดความผิดพลาดลงเป็น 0% และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างงานที่สามารถนำ RPA เข้ามาทำงานแทนได้

ผลสำรวจจาก Automation Anywhere ระบุว่า พนักงานใช้เวลากว่า 10 – 25% ทำงานซ้ำ ๆ รูปแบบเดิมหรือที่ไม่จำเป็น และกว่า 70 – 80% ของงานที่พวกเขาทำสามารถนำไปปรับใช้กับระบบอัตโนมัติได้ โดยตัวอย่างงานที่สามารถทำร่วมกับ RPA คือ งานเหล่านี้

งานจัดการข้อมูลที่มีรูปแบบตายตัว เป็นข้อมูลซ้ำ ๆ แต่ต้องใช้เวลาในการทำและตรวจสอบ
งานปริมาณมากที่มีเงื่อนไขและความซับซ้อนน้อย
งานที่กำหนดการตัดสินใจอย่างตายตัว
งานป้อนข้อมูลพื้นฐานลงไปในระบบหรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ
งานที่ต้องทำด้วยกระบวนการเดียวกัน
งานที่มีกระบวนการตายตัวและมีแอปพลิเคชันช่วยจัดการงานโดยเฉพาะ
งานจัดเก็บ จำแนก และวิเคราะห์ข้อมูล
งานที่ต้องใช้คนหลายบุคคลเข้ามาเกี่ยวข้องหรือผลัดเปลี่ยนเวรในการทำงาน

งานเหล่านี้มักเป็นงานเอกสาร งานอนุมัติข้อมูลเมื่อใส่ข้อมูลถูกต้องครบถ้วนและไม่ผิดเงื่อนไข งานรับข้อมูลลูกค้าผ่านแอปพลิเคชันและจัดเก็บในฐานข้อมูล งานการแตกไฟล์ (Extract) และ Zip ไฟล์ งานแยกไฟล์จาก Email งานจัดเก็บข้อมูลจากเว็บไซต์หรือ Social Media การจัดเก็บและแยกข้อมูลเพื่อจัดทำเป็นเอกสาร และการสรุปเอกสารรายงาน (Report) เป็นต้น

RPA tools มีอะไรบ้าง?

ตัวอย่างซอฟต์แวร์ RPA ที่มีอยู่ในตลาด เช่น Automation Anywhere, Blue Prism, PEGA, Redwood, UiPath และ WorkFusion เป็นต้น

RPA มีกี่ประเภท?

Robotic Process Automation แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทตามลักษณะการทำงานของซอฟต์แวร์ ได้แก่

Attended RPA เริ่มทำงานเมื่อเกิดการสั่งการเท่านั้น เมื่อเราต้องการใช้งานและป้อนคำสั่งรวมถึง Input Data เข้าไป Attended RPA จึงจะเริ่มทำงานตามคำสั่งในเวลาที่ User ต้องการ
Unattended RPA มีงานอัตโนมัติตลอด 24 ชั่วโมง เมื่อไหร่ที่มีการอัปเดตเกิดขึ้น Unattended RPA จะประมวลผลและทำงานทันที เหมาะสำหรับงานที่มีขนาดใหญ่หรืองานที่ต้องการระบบอัตโนมัติมารองรับ เป็นต้น

RPA เหมาะกับธุรกิจประเภทใด

เทคโนโลยี Robotic Process Automation สามารถนำมาปรับใช้ได้กับธุรกิจหลากหลายประเภทด้วยกัน เช่น

ธุรกิจประกันชีวิตและสุขภาพ
ธุรกิจบริการทางการเงินและธนาคาร
ธุรกิจการดูแลสุขภาพ
ธุรกิจอุตสาหกรรมการผลิต
ธุรกิจโทรคมนาคม
ธุรกิจหน่วยงานภาครัฐ
ธุรกิจวิทยาศาสตร์เพื่อชีวิต

ข้อดีของ RPA ที่มีให้กับธุรกิจของคุณ

การลงทุนใน RPA ถือเป็น “การลงทุน” เพื่อ “ลดต้นทุนในระยะยาว” ให้แก่ธุรกิจ ในปัจจุบันหลายองค์กรทั่วโลกกว่า 53% (Deloitte Global RPA Survey) เริ่มนำเทคโนโลยี RPA เข้ามาใช้ทำงานแทนคนบางส่วน เพื่อลดงานที่ไม่จำเป็นให้กับพนักงานในองค์กร ทำให้พนักงานนำเวลาไป Focus กับสิ่งที่จำเป็นและใช้เวลาที่เหลือไปพัฒนาศักยภาพของพนักงานให้ดีขึ้น การนำ RPA มาใช้ในองค์กรมีข้อดีมากมาย เรามาเจาะข้อดีข้อเสียของ PRA ไปพร้อมกัน

1. ทำงานให้ฉลาดขึ้นด้วย RPA Working Smarter With Technology
เทคโนโลยีกับมนุษย์จึงต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างก้าวกระโดด การนำ RPA เข้ามาใช้จึงเป็นอีกก้าวสำคัญของการทำงานร่วมกับเทคโนโลยี

2. ลดต้นทุนระยะยาว Cost Saving
ช่วยลดต้นทุนทรัพยากรอื่น ๆ อย่างทรัพยากรกระดาษ เนื่องจากงานบางประเภทจำเป็นต้องใช้กระดาษจำนวนมากเพื่อให้พนักงานตรวจสอบข้อมูล แต่การใช้ RPA ทำให้เราสามารถตรวจสอบข้อมูลแบบ Paperless ได้ทันที

3. ประหยัดต้นทุนด้านเวลา Time Saving
Man-hour เป็นต้นทุนที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กร RPA ช่วยธุรกิจประหยัดต้นทุนด้านเวลาจำนวนมาก เนื่องจาก RPA ช่วยร่นระยะเวลาทำงานจาก 15 ชั่วโมงเหลือเพียง 20 นาทีได้ ทำให้ทำงานได้ปริมาณมากขึ้นในระยะเวลาเท่าเดิมและยังสามารถโปรแกรมให้ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง

4. เพิ่มความแม่นยำขึ้น 100% Greater Accuracy
ผลสำรวจจาก Pwc ชี้ชัดว่า RPA สามารถทำงานได้ถูกต้อง 100% เมื่อเทียบกับการทำงานของมนุษย์ เพราะการที่พนักงานทำงานเดิมซ้ำ ๆ เป็นเวลานานทำให้เกิด Human Error ได้ถึง 5% ดังนั้น การนำ RPA เข้ามาใช้โดยปรับกระบวนการทำงานให้เป็นไปอย่างอัตโนมัติจะช่วยทำให้งานไม่ตกหล่นและถูกต้องแม่นยำจึงเป็นที่นิยมสำหรับองค์กรทั่วโลก

5. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน Productivity
RPA ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น เนื่องจากได้งานคุณภาพที่ไม่มีข้อผิดพลาดในระยะเวลาอันรวดเร็วและยังมีความเสถียร รวมทั้งส่งผลดีต่อการบริหารจัดการขององค์กรอีกด้วย นอกจากนี้ ข้อมูลจาก RPA จะถูกจัดเก็บเอาไว้ใน Database ทำให้สามารถตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังและวัดผลได้ เมื่อกระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพและความรวดเร็วจึงช่วยส่งมอบประสบการณ์ที่ดีแก่ลูกค้าปลายทางตามไปด้วย

6. ทีมงานได้รับการพัฒนาศักยภาพอย่างเต็มที่ Employee Development
RPA ช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็นเพื่อให้พนักงานไปโฟกัสในสิ่งที่จำเป็นมากขึ้น ทำให้พนักงานมีชั่วโมงการทำงานสำคัญเพิ่มขึ้น มีเวลาพัฒนาตัวเองมากขึ้น มีความสุขมากยิ่งขึ้น เพิ่มแรงจูงใจในการทำงานด้วยปริมาณงานที่เหมาะสม และลดอัตราการลาออก องค์กรจึงได้บุคลากรที่มีความสามารถสูงขึ้นนั่นเอง

RPA จะมาแทนที่คนและแย่งงานหรือไม่

คำถามข้อนี้คงเป็นคำถามสำคัญที่หลาย ๆ คนกำลังสงสัยหรือกังวลใจกันอยู่ว่า ในอนาคตหุ่นยนต์จะเข้ามาทำงานแทนคนหรือไม่? เรามีโอกาสโดนแย่งงานหรือเปล่า? ต้องบอกว่าเทคโนโลยี Robotic Process Automation อาจจะเข้ามาทำงานหลาย ๆ ส่วนแทนคนได้ แต่ในการทำงานจริงก็ยังจำเป็นต้องอาศัยคนเข้ามาทำงานร่วมกัน

RPA ยังต้องการคนคอยป้อนข้อมูล ออกแบบ Workflow ให้สอดคล้องกับระบบการทำงานและพัฒนาปรับปรุงไปตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ ยังมีงานอีกหลายส่วนที่ต้องทำร่วมกันกับคนและยังขาดความเป็นมนุษย์ไปไม่ได้ เช่น งานให้บริการลูกค้าที่ต้องการประสบการณ์ทางอารมณ์ งานให้คำปรึกษาที่มีความซับซ้อนและมีเรื่องอ่อนไหวเข้ามาเกี่ยวข้อง งานที่ต้องอาศัยความเป็นธรรมชาติและความคิดสร้างสรรค์ เป็นต้น