การลดต้นทุนเชิงการจัดการ สำหรับอุตสาหกรรมการพิมพ์และแพคเกจจิ้ง ตอนที่ 1 (Administrative cost reduction for the printing and packaging industry, part 1)

โดย วิรัช เดชาสิริสิงห์ ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบโรงงานอัตโนมัติและการลดต้นทุนในโรงงานและขบวนการผลิต
[email protected]

การแข่งขันในทางธุรกิจของทุกกิจการในปัจจุบันนี้ นับวันจะมีการแข่งขันอย่างมากขึ้นเรื่อย ๆ ทั้งธุรกิจทั่วๆ ไปและที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมการผลิต ในฐานะที่ผู้เขียนเองเคยผ่านงานทางด้านสอนหนังสือ การทำงานกับบริษัทของคนไทย ทำงานกับบริษัทต่างชาติ เช่น ไต้หวัน ญี่ปุ่น เยอรมันร่วมทุนไทย และบริษัทสวิตฯ ที่อยู่ในไทย เป็นที่ปรึกษาบริษัท เป็นวิทยากร รวมถึงเคยไปฝึกอบรมงานที่ต่างประเทศและไปทำงานติดตั้งระบบอัตโนมัติและเครื่องจักรที่ต่างประเทศ ได้มองเห็นการบริหารงานของแต่ละองค์กร ภาพรวมขององค์กร การทำงานในแต่ละบริษัทหรือองค์กร เห็นความเติบโตและความก้าวหน้า เห็นปัญหาและความล้มเหลวขององค์กรจนถึงปิดกิจการก็มี ซึ่งอย่างหลังนี้ไม่มีใครต้องการให้เกิดขึ้น

ซึ่งบทความในเล่มนี้ทางผู้เขียนเองมีความประสงค์ที่จะมาช่วยแชร์ประสบการณ์ที่ผ่านการทำงานและมีส่วนร่วมในการแก้ไขปัญหามาอย่างหลากหลาย เพื่อช่วยให้องค์กรที่ทำธุรกิจและผู้มีส่วนที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมการผลิตได้ทราบถึงปัญหาและแนวทางในการแก้ไขสิ่งต่าง ๆให้ดีขึ้น ซึ่งบางเรื่องทางผู้เขียนเองได้เห็น ได้ประสบมากับตัวเองและได้ช่วยแก้ไขปัญหาให้สำเร็จลุล่วงไปได้ แต่ในบางครั้งก็ไม่ได้เป็นผู้แก้ปัญหาทั้งหมด แต่ได้ทีมงาน เพื่อน ๆ อาจารย์และผู้เชี่ยวชาญมาช่วยแก้ปัญหานั้น ๆ ให้สำเร็จลุล่วงไปได้ ซึ่งสิ่งเหล่านี้บริษัทหรือองค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนที่มีขนาดใหญ่ จะใช้ที่ปรึกษามาช่วยเป็นจำนวนมาก บางบริษัทก็มีอยู่ทุกแผนก เพื่อมาช่วยแก้ปัญหา ช่วยพัฒนาให้บริษัทก้าวหน้าหน้าต่อไปอย่างต่อเนื่อง เพราะลำพังจะให้พนักงานขององค์กรอย่างเดียวมาแก้ปัญหาอาจจะแก้ได้ไม่หมด หรือใช้เวลานานเกินไป หรือบางครั้งอาจแก้ไขไม่ได้เลยก็มี

สำหรับธุรกิจอุตสาหกรรมที่ดำเนินกิจการอยู่ในประเทศไทยนั้นมีหลากหลายมาก ในที่นี้จะเน้นในอุตสาหกรรมการพิมพ์และบรรจุภัณฑ์เป็นหลัก แต่จะมียกตัวอย่างในอุตสากรรมอื่น ๆ ที่ผู้เขียนได้เคยทำงานหรือเข้าไปช่วยแก้ไขปัญหา เช่น อุตสาหกรรมสิ่งทอ อุตสาหกรรมการผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ อาหารและเครื่องดื่ม คลังสินค้า ยาและผลิตภัณท์เสริมอาหาร เครื่องใช้ไฟฟ้า สิ่งแวดล้อม รวมถึงสร้างระบบอัตโนมัติและสร้างเครื่องจักรเพื่อใช้งานจริงในโรงงานอุตสาหกรรม

สำหรับเนื้อหาที่จะนำมาแชร์นี้ ถ้าทุกองค์กรและบริษัทต่าง ๆ สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานจริงก็จะเกิดผลประโยชน์ทำให้องค์กรหรือบริษัทมีค่าใช้จ่ายที่ลดลงและมีผลกำไรที่เพิ่มขึ้นได้ทันที สำหรับหัวข้อที่จะนำเสนอมีหลายส่วนหลายแผนกในองค์กรหรือบริษัท เช่น

ในส่วนของบัญชีและการเงิน
ในส่วนของฝ่ายขาย
ในส่วนของการจัดซื้อ จัดจ้าง
ในส่วนของฝ่ายผลิตสินค้า ห้องแล็บ วิจัยและพัฒนา ตรวจสอบคุณภาพสินค้าและวัตถุดิบและอื่น ๆ
ในส่วนของฝ่ายคลังสินค้าทั้งรับเข้าและส่งออก
ในส่วนฝ่ายซ่อมบำรุงและวิศวกรรม
ในส่วนฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ในส่วนของการขนส่ง
และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ซึ่งหัวข้อต่าง ๆ เหล่านี้ถ้ารู้แนวทางในการจัดการเราจะสามารถประหยัดต้นทุนได้เป็นจำนวนมาก ตามประสบการณ์ที่ผ่านมาใช้เวลาเพียง 3-6 เดือน ก็สามารถเห็นผลที่เป็นรูปธรรม

สำหรับในส่วนของหัวข้อที่ 1. บัญชีและการเงิน ทางผู้เขียนเองมีประสบการณ์เรื่องนี้ไม่มากพอจึงขอไม่อธิบายในหัวข้อนี้

ในหัวข้อที่ 2.สำหรับฝ่ายขาย ที่ผ่านมาผู้เขียนมีประสบการณ์ตรงอยู่มากจึงขออธิบายวิธีการขายที่ประสบความสำเร็จดังนี้

2.1 ถ้าต้องการหาลูกค้าใหม่ที่ยังไม่เคยค้าขายกันมาก่อน จะใช้สูตรที่ผู้เขียนเคยผ่านการอบรมการขายที่มีเจ้าของบริษัทเป็นคนต่างชาติแนะนำ ซึ่งที่ผ่านมาทางผู้เขียนเองได้ทดลองและใช้งานจริงนับว่าได้ผลสำเร็จตามสูตรนี้เลย

สูตร (100-(20-30)-(5-10)

100 หมายถึง รายชื่อเป้าหมาย จำนวน 100 รายหรือบริษัท ให้พนักงานขายของเราติดต่อเข้าไปพบหรือโทรคุยเปิดตัวแนะนำบริษัทและสินค้าของเรา และสานต่ออย่าให้ขาดช่วง

20-30 หมายถึง จาก 100 บริษัทที่พนักงานขายติดต่อไปจะมีลูกค้า (ในอนาคต) ที่สนใจบริษัทและสินค้าของเรา ประมาณ 20-30 บริษัท จากนั้นจะมีการพูดคุยในเชิงลึกมากขึ้น มีการสอบถามสินค้า สเปคสินค้า ราคา การจัดส่ง การชำระเงินและอื่น ๆ

5-10 หมายถึง จำนวนลูกค้าจริง ๆ ที่พนักขายของเรา รวมถึงเจ้าของ หัวหน้าและพนักงานส่วนสนับสนุนที่สามารถปิดยอดขายได้ ซึ่งในส่วนนี้ต้องให้พนักงานขายของเราและพนักงานในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องช่วยกันรักษาความสัมพันธ์ไว้ เพื่อให้เป็นลูกค้าของเราอย่างต่อเนื่องไป

สำหรับบริษัท (ลูกค้าในอนาคต) ที่ยังไม่ได้ซื้อของจากเรา ทางทีมงานขายและการตลาดก็ต้องพยายามต่อไปเพื่อว่าสักวันหนึ่งจะได้เป็นคู่ค้ากัน และในขณะเดียวกันก็ติดต่อกลุ่มเป้าหมายใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มฐานลูกค้าให้มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น

2.2 สำหรับสินค้าของงานพิมพ์และแพคเกจจิ้ง มากกว่า 90% เป็นการผลิตเพื่อขายเป็นจำนวนมาก (Large Volume Sales) เมื่อขายเป็นจำนวนมากกำไรต่อหน่วยก็จะน้อย ฉะนั้นการที่บริษัทจะทำกำไรได้นั้นก็ต้องเพิ่มยอดขายอย่างต่อเนื่อง เพราะถ้ายอดขายคงที่หรือลดลงก็จะทำให้ผลกำไรของบริษัทลดลงไปด้วย เพราะในแต่ละปีบริษัทจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตลอดเวลา

2.3 พนักงานฝ่ายขายของบริษัท ควรได้รับผลตอบแทนจากบริษัท 2 ส่วนคือ ส่วนแรกเป็นรายได้ประจำเช่นเงินเดือน ค่าสึกหรอรถยนต์รวมน้ำมันรถ โบนัสประจำปีและอื่น ๆ (ถ้าบริษัทมีรถสำหรับให้พนักงานขาย ค่าสึกหรอและค่าน้ำมันก็ตัดออกไป) และในส่วนที่ 2 คือ เปอร์เซนต์จากยอดขาย ซึ่งส่วนนี้สำคัญมากที่จะทำให้พนักงานขายกระตือรือล้นในการทำงาน หาลูกค้าเพิ่ม รักษาฐานลูกค้าเดิม มีความรวดเร็วในการตอบคำถามและแก้ปัญหาให้ลูกค้า ซึ่งในส่วนนี้มีความสำคัญมาก เพราะต้องเป็นความร่วมมือระหว่าง 2 แผนกหลักของบริษัทคือ ฝ่ายขายและฝ่ายผลิต ระดับหัวหน้าและระดับปฏิบัติการของทั้งสองแผนกนี้ต้องทำงานประสานกันอย่างดี ลดปัญหาและความขัดแย้ง และต้องได้รับความร่วมมือจากแผนกอื่น ๆ ในบริษัทด้วย

2.4 งานเสนอขายทางออนไลน์ซึ่งมีหลายแพลตฟอร์มให้เลือกใช้ ซึ่งในปัจจุบันนี้เป็นที่นิยมมาก ซึ่งถ้าบริษัทต้องการขายในวิธีนี้ก็ต้องใช้บุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในการทำคอนเทนต์ต่าง ๆ ให้เป็นที่สนใจของลูกค้าและเข้าถึงกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งในการนี้ต้องใช้ความร่วมมือของบุคลากรในสองส่วนคือ ฝ่ายขายและผู้ที่ทำคอนเทนต์เพื่อสนับสนุนงานขาย

สรุป: งานขายที่ดีคือทำให้ผู้ซื้อ ลูกค้า หรือใครก็ตามที่สนใจในสินค้าของเรา รู้จักเราก่อน ถ้าเขาเหล่านั้นไม่รู้จักเรา โอกาสในการขายก็แทบจะเป็นศูนย์ และเมื่อขายได้แล้วก็ต้องพยายามรักษาลูกค้านั้นไว้และเพิ่มฐานลูกค้าให้มากขึ้นเรื่อย ๆ รวมถึงบริษัทเองก็ต้องรักษาพนักงานฝ่ายขายและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องให้อยู่กับบริษัทให้นาน ๆ เท่าที่ทำได้

ในหัวข้อที่ 3. ในเรื่องของการจัดซื้อ จัดจ้าง

ในหัวข้อนี้มีความสำคัญมากเช่นเดียวกัน ซึ่งในหัวข้อนี้จะใช้สูตร 20-10-(5-3) ซึ่งสูตรนี้จะเหมาะที่จะใช้กับวัตถุดิบที่ใช้ในขบวนการผลิตต่างๆเช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ สารทำละลายต่าง ๆ หรือสารชะล้างทำความสะอาด เม็ดพลาสติกสำหรับทำฟิล์มม้วนสำหรับพิมพ์งานหรือทำหีบห่อ กล่องบรรจุภัณท์ เทปและสายรัด พาเลทแบบวันเวย์ และอื่น ๆ

สูตร 20-10-(5-3)

20 หมายถึง จำนวนซัพพลายเออร์ที่ฝ่ายจัดซื้อติดต่อ หรืออาจมีผู้อื่นแนะนำมาให้ (จำนวน 20 นี้หมายถึง บริษัทหรือซัพพลายเออร์ในแต่ละวัตุดิบหรือสินค้าที่เราจะซื้อมาผลิตสินค้า) ทั้งในและต่างประเทศ ซึ่งในขั้นตอนนี้จะพูดคุยกันในเรื่องของสเปควัตถุดิบ การนำมาทดลองทำงานสำหรับตรวจสอบ ทดสอบคุณภาพ ระยะเวลาในการจัดส่งและอื่น ๆ (จำนวนอาจมากหรือน้อยกว่า 20 ก็ได้)

10 หมายถึง จำนวนซัพพลายเออร์ที่สเปควัตถุดิบผ่านและพร้อมที่จะเสนอราคามาให้เราเพื่อพิจารณาในลำดับต่อไป (จำนวนอาจมากหรือน้อยกว่านี้ก็ได้)

3-5 หมายถึง จำนวนซัพพลายเออร์ที่เสนอราคามาให้เราแล้วและมีราคาอยู่ในกลุ่มถูกสุดและราคาใกล้เคียงกัน ในจุดนี้จะมีการพูดคุยเจรจาในเรื่องอื่น ๆ ประกอบอีก เช่น ระยะเวลาการจัดส่ง เงื่อนไขการชำระเงิน กำหนดการยืนราคาและอื่น ๆ หลังจากนั้นฝ่ายจัดซื้อและผู้มีอำนาจตัดสินใจ จะมีการต่อรองราคา ซึ่งในขั้นตอนนี้สำคัญมาก เพราะในส่วนนี้ถ้าเราได้ราคาวัตถุดิบที่ลดลงจะทำให้บริษัทเรามีค่าใช้จ่ายในส่วนของวัตถุดิบที่ถูกลง ถ้ามองในมุมกลับก็คือบริษัทมีกำไรเพิ่มขึ้น การต่อราคาต้องต่อแบบรู้เขารู้เรา ซึ่งเป็นที่นิยมใช้ในอุตสาหกรรมผลิตรถยนต์ อุปกรณ์ไฟฟ้าและอิเลคโทรนิคส์ สิ่งทอและเครื่องนุ่งห่ม ยางและพลาสติกเป็นต้น ทีนี้มาดูว่าต่อรองแบบรู้เขารู้เราคืออย่างไร ยกตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทผู้ผลิตรถยนต์ เครื่องใช้ไฟฟ้า ออกแบบผลิตภัณฑ์แล้วเสร็จ จะรู้ต้นทุนแล้วประมาณ 80-90% ของต้นทุนทั้งหมด เพราะต้นทุนเป็นตัวกำหนดการออกแบบและราคาขายรวมถึงกำไรต่อหน่วย ฉะนั้นเมื่อซัพพลายเออร์เสนอราคามาให้เราพิจรณา ถ้าราคาถูกกว่าเกณท์ ก็ถือว่าดี แต่จะมีการต่อราคาอีกภายหลัง ในส่วนที่ราคาสูงกว่าเกณท์ ก็ต่อรองให้ราคาอยู่ในเกณท์ ฉะนั้นถ้าเราสามารถต่อรองให้ได้ราคาวัตถุดิบลงมามากที่สุดเท่าที่ทำได้ อาจได้ต่ำกว่าที่ได้ในปัจจุบัน 5-7-10% หรือมากกว่านี้ ก็จะทำให้บริษัทเรามีรายจ่ายที่ลดลงอย่างมาก สมมุติว่าในปีหนึ่ง ๆ บริษัทของเรามีการสั่งซื้อวัตถุดิบทุกชนิดเป็นมูลค่า 100 ล้านบาท ถ้าเราต่อรองราคาใหม่และสำเร็จ จะได้กำไรจากการนี้ 5-7-10 ล้านบาทเพิ่มขึ้นมาโดยทันที ซึ่งการต่อรองแบบนี้ มีเคสตัวอย่างเมื่อ 10 กว่าปีที่ผ่านมามีบริษัทยักษ์ใหญ่ผู้ผลิตรถยนต์ 2 กลุ่มบริษัท ขาดทุนอย่างหนักเพราะขายรถออกไปแต่ไม่มีกำไร เพราะมีต้นทุนสูงกว่าคู่แข่งแต่ขายในระดับราคาเดียวกัน จากนั้นก็มีอัศวินขี่ม้าขาวมาเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดซื้อใหม่ พร้อมการต่อรองราคากับซัพพลายเออร์อย่างเข้มข้น เปลี่ยนแปลงเทอมการชำระเงิน ลดจำนวนซัพพลายเออร์ลงเพื่อให้มีจำนวนชิ้นงานมากขึ้นในการออเดอร์แต่ละครั้ง และอื่น ๆ ผ่านไป 2-3 ปีบริษัทที่มีปัญหาทั้งสองนี้ก็มีกำไรเพิ่มขึ้นมาอย่างมากมาย (ในเคสนี้อาจมีเรื่องอื่น ๆ มาเกี่ยวข้องที่ทำให้มีผลกำไรเพิ่มขึ้นด้วยเช่น การออกแบบผลิตภัณท์ การตลาด การตัดสินใจภายในและภายนอกต้องกระชับและลดขั้นตอนลง รวมถึงการลดจำนวนพนักงานลงด้วย) แต่หลัก ๆ มากกว่า 50-60% มาจากลดต้นทุนวัตถุดิบนั่นเอง (หมายถึงชิ้นส่วนรถยนต์)

ในปัจจุบันมีหลายบริษัทที่จัดทำและดำเนินการ การจัดซื้อแบบศูนย์กลางในส่วนที่เป็นวัตถุดิบ เครื่องจักรและอุปกรณ์ที่มีมูลค่าสูง ในที่นี้หมายถึงบริษัทมีแหล่งผลิตหลายแห่ง จะให้ซัพพลายเออร์เสนอราคามาที่หน่วยจัดซื้อกลาง เพื่อจะได้ลดขั้นตอนต่างๆและป้องกันการทุจริตลง และจะได้ราคาที่ถูกลงเพราะมีปริมาณการสั่งซื้อที่มาก ส่วนที่เป็นชิ้นส่วนอะไหล่ อุปกรณ์สำนักงาน และอื่นๆที่มีมูลค่าไม่สูงมาก ก็จะให้จัดซื้อแต่ละโรงงานจัดซื้อกันเองแต่ให้แลกเปลี่ยนข้อมูลกันตลอดเวลาเพื่อไม่ให้ราคาเบี่ยงเบนมากเกินไป

และที่ได้อธิบายไว้ก่อนหน้านี้เรื่องซัพพายเออร์ที่ได้เสนอราคามาต่ำสุด 3-5 บริษัท สุดท้ายให้ต่อรองราคาอีกครั้งโดยต่อรองให้ได้ราคาที่ดีที่สุด และใช้ราคาซัพพลายเออร์ที่ราคาเสนอมาต่ำสุดเป็นราคาอ้างอิงเพื่อต่อรองกับซัพพลายเออร์ที่เหลือให้ลดราคาลงมา จากนั้นค่อยตัดสินใจว่าจะจัดซื้อจากซัพพลายเออร์รายไหนเป็นจำนวนเท่าใด โดยส่วนมากจะซื้อจาก 3-5 ซัพพลายเออร์นี้เพื่อป้องกันความเสี่ยงในเรื่องของวัตถุดิบในอนาคตที่ไม่อาจคาดเดาได้ และสุดท้ายถ้าราคาแต่ละซัพพลายเออร์ไม่เท่ากัน ก็ให้ซื้อจากซัพพลายเออร์ที่ราคาถูกสุดมากหน่อย ส่วนที่ราคาสูงขึ้นมาก็ซื้อน้อยกว่า ซึ่งในปัจจุบันนี้มีบริษัทจำนวนมากใช้ที่ปรึกษามาช่วยต่อรองราคาและช่วยหาซัพพลายเออร์ให้ด้วย

สำหรับการจัดซื้อวัตถุดิบ ฝ่ายจัดซื้อและผู้ที่มีหน้าที่ที่เกี่ยวข้องต้องคาดการณ์หรือติดตามข้อมูลอยู่ตลอดเวลา เพราะถ้าเราจัดซื้อไว้ในขณะที่มีราคาถูกเราก็จะได้รับผลประโยชน์ทันที แต่ถ้าตัดสินใจผิดไปก็จะมีผลเสียตามมาได้

สรุป: สำหรับการลดต้นทุนในการจัดซื้อ คือ การจัดหาสินค้าทุกชนิดมาใช้ในกระบวนการผลิตและสนับสนุนในกระบวนการผลิตให้ได้สินค้าที่มีคุณภาพและมีราคาต่ำที่สุดเท่าที่จะหาได้ โดยมีเงื่อนไขการชำระเงิน การยืนราคาสินค้า ระยะเวลาในการจัดส่งเป็นส่วนประกอบด้วย และความสัมพันธ์อันดีระหว่างเรากับซัพพลายเออร์ก็มีส่วนสำคัญ เพราะถ้าซัพพลายเออร์ขายของให้เราและมีกำไรต่อเนื่อง ถึงจะมีกำไรน้อยแต่ได้ต่อเนื่อง เขาก็พอใจ

สำหรับในหัวข้อที่ 4. การลดต้นทุนในส่วนของฝ่ายผลิต ห้องแล็บ วิจัยและพัฒนา การตรวจสอบคุณภาพ และอื่น ๆ มีข้อแนะนำได้ดังนี้

4.1 ปกติในการผลิตหรือออกผลิตภัณท์ใหม่จะมีการผลิตตัวอย่างเพื่อให้เกือบทุกแผนกในบริษัทที่มีหน้าที่ที่เกี่ยวข้องรวมถึงลูกค้าได้เห็นสินค้าจริงก่อน ซึ่งการทำตัวอย่างสินค้าโดยใช้เครื่องจักรผลิตมีการทำได้ 3 แบบคือ

4.1.1 ใช้เครื่องจักรที่ผลิตงานจริงที่มีความเร็วมาก เครื่องมีขนาดใหญ่และมีคุณภาพสูงมาผลิต ซึ่งสามารถทำได้ และงานที่ได้ออกมาก็จะดีทีมงานที่เกี่ยวข้องและลูกค้าก็พอใจ แต่อาจมีข้อเสียในเรื่องของต้นทุนสูงและอาจเสียเวลาเครื่องจักรในการผลิตงานจริง
4.1.2 ใช้เครื่องจักรที่มีความเร็วน้อยกว่าวิธีแรก เครื่องเล็กกว่า แต่มีคุณภาพเทียบเท่าวิธีแรก งานออกมาคุณภาพปานกลางถึงสูง แต่มีข้อดีคือต้นทุนต่ำกว่าวิธีแรก
4.1.3 ใช้เครื่องจักรสำหรับผลิตหรือขึ้นตัวอย่างโดยเฉพาะ (Mini Printing Machines) ซึ่งเครื่องจักรชุดนี้มีขนาดเล็กกว่า แต่อาจมีคุณภาพสูงเท่าวิธีแรก มีข้อดีคือ ไม่ทำให้เครื่องที่ใช้ผลิตงานจริงต้องเสียเวลามาทำงานตัวอย่าง ส่วนข้อเสียก็คือต้องลงทุนเพิ่มเพื่อให้มีเครื่องจักรแบบนี้ไว้ใช้งาน

สำหรับข้อแนะนำที่จะทำสินค้าตัวอย่างให้ดีที่สุดคือ ต้องทำตัวอย่างให้ดีโดยการใช้วิธีแบบไต่ระดับ หมายถึง ถ้าเราทำตัวอย่างให้ดีสุดทางในครั้งเดียว ลูกค้าอาจบอกว่ายังไม่ดีพอ ซึ่งเราทำให้ดีกว่านี้ไม่ได้แล้ว ก็จะเป็นปัญหาได้ บางครั้งลูกค้าก็ไม่เข้าใจในประเด็นนี้

ยกตัวอย่างผู้เขียนเคยทำงานในหน้าที่เป็นตัวกลางคอยประสานงานในการทำตัวอย่างชิ้นงานเพื่อส่งไปให้ลูกค้าที่ต่างประเทศดู เมื่องานเสร็จเอาไปให้หัวหน้าที่เป็นชาวต่างชาติดู เขาชื่นชมแต่บอกว่าส่งไปไม่ได้เพราะดีเกินไป คุณภาพใกล้ 100 % เหตุผลก็คือ ถ้าส่งไปให้ลูกค้าดู เขาก็จะติกลับมาให้แก้ไขจนได้ และจะทำใหม่ก็ยากแล้วเพราะ และในขั้นตอนการผลิตเป็นจำนวนมากอาจผลิตได้ยาก ต้นทุนอาจสูงเพราะคัดเอาเฉพาะชิ้นที่ดีจริงๆเท่านั้น ฉะนั้นต้องทำตัวอย่างขึ้นมาใหม่ให้มีคุณภาพ 80-85% แล้วส่งไปให้ลูกค้าดู โดยได้คำติเพียงเล็กน้อยแต่มีคำชมมาก จากนั้นก็ส่งตัวอย่างชุดที่สองส่งไปให้ลูกค้าดูใหม่ ก็ผ่านที่คุณภาพประมาณ 85-90% แต่เราก็บอกกันว่า 100%

สรุป: สำหรับข้อแนะนำในการทำตัวอย่าง ถ้ามีเฉพาะเครื่องจักรที่ใช้ผลิตงานจริง ก็ควรจะใช้เครื่องจักรให้เร็วที่สุดเพื่อให้มีเวลาผลิตงานจริงให้มาก ๆ แต่ถ้ามีงบประมาณพอก็ใช้วิธีซื้อเครื่องจักรเก่ามาอัพเกรดปรับปรุงเพื่อให้ได้คุณภาพทัดเทียมกับเครื่องจักรที่ใช้เดินงานหลัก ถ้าใช้วิธีนี้ เครื่องจักรที่ปรับปรุงใหม่นี้ก็ใช้เดินงานตัวอย่างพร้อมเดินงานจริงได้ด้วยและถ้ามีงบประมาณมากพอก็ซื้อเครื่องขนาดเล็ก (Mini Printing Machines) มาใช้

4.2 สำหรับการผลิตงานจริงมีอยู่หลายส่วนที่ต้องดำเนินการเพื่อให้ได้ต้นทุนที่ต่ำที่สุดและมีคุณภาพเป็นที่พอใจของผู้ซื้อ ถ้าเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักรควรดำเนินการดังนี้

4.2.1 ปรับปรุงให้เครื่องจักรพร้อมใช้งานได้อยู่ตลอดเวลา ไม่เสียหายหรือเครื่องหยุดในขณะใช้งาน
4.2.2 หาผู้เชี่ยวชาญหรือที่ปรึกษามาช่วยแนะนำเพื่ออัพเกรดเครื่องจักรเก่าให้เครื่องจักรเก่าทำงานได้มีคุณภาพเหมือนเครื่องจักรใหม่
4.2.3 ถ้าจะซื้อเครื่องจักรใหม่ ต้องคุยเรื่องออฟชั่นต่าง ๆ ให้คุ้มค่าและเหมาะสมกับงาน และถ้าเป็นไปได้ให้คุยและเอาไอเดียของเราเข้าไปในเครื่องเพื่อให้เครื่องมีความโดดเด่นและทำงานยาก พิเศษ แปลกใหม่ได้ โดยเป็นเครื่องเวอร์ชั่นพิเศษ ซึ่งโดยทั่ว ๆ ไปทางบริษัทผู้ผลิตเครื่องจักรสามารถทำได้ตามไอเดียของเรา หรือทางผู้ผลิตอาจจะแนะนำให้เราด้วยก็ได้

4.3 การเลือกใช้วัตถุดิบในการผลิตสินค้า ฝ่ายผลิตต้องมีข้อมูลของวัตถุดิบครบถ้วนและต้องประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อหาวัตถุดิบใหม่ ๆ อยู่เสมอ รวมถึงประสานกับฝ่ายขายเพื่อทดลองผลิตสินค้าตัวอย่างด้วยวัสดุพิมพ์แบบใหม่ ๆ เพื่อนำไปเสนอลูกค้า ต่าง ๆ เหล่านี้จะทำให้เราสามารถลดเวลาในขบวนการผลิตสินค้าได้อย่างมาก ซึ่งจะทำให้ลูกค้าพึงพอใจและสั่งซื้ออย่างต่อเนื่องต่อไป

4.4 สำหรับบางโรงงาน บางบริษัทจะมีห้องแล็บ ห้องวิจัยพัฒนาสินค้าใหม่ ซึ่งเป็นหน้าที่ของฝ่ายวิจัยและพัฒนาเป็นผู้ดูแล และต้องทำงานร่วมกับฝ่ายผลิต ฝ่ายขายและฝ่ายจัดซื้อ ซึ่งถ้าทุกทีมสามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี ก็จะส่งผลดีให้กับบริษัทเป็นอย่างมากและจะทำให้บริษัทมีความก้าวหน้า เติบโตทั้งยอดขาย กำไรและนวัตกรรมของสินค้าที่เกิดขึ้นพร้อมกัน ซึ่งในปัจจุบันบริษัทขนาดใหญ่หรือทุกขนาดที่มีวิสัยทัศน์ จะมีงบประมาณ 2-5 เปอร์เซนต์จากยอดขายมาสนับสนุนในแผนกนี้

4.5 ในอุตสาหกรรมการพิมพ์และแพคเกจจิ้งในปัจจุบันนี้ บุคลากรส่วนใหญ่ที่ทำงานอยู่ในวงการอุตสาหกรรมนี้ ส่วนมากไม่ได้เรียนจบมาทางสาขานี้โดยตรง การทำงานโดยมากก็ใช้วิธีสั่งสอนกันมารุ่นต่อรุ่น เรียนรู้จากการได้ลงมือทำ และได้ความรู้จากบุคลากรที่เรียนจบมาทางสาขานี้โดยตรง ตามประสบการณ์ที่ผู้เขียนได้เห็นมา มีหลายโรงงาน หลายบริษัท จะใช้ที่ปรึกษาจากภายนอกที่ผ่านประสบการณ์การทำงานอย่างยาวนาน มาเป็นที่ปรึกษาในแต่ละแผนก เช่นแผนกการตลาด จัดซื้อ ฝ่ายวิศวกรรมและซ่อมบำรุง วิจัยและพัฒนา และในแผนกผลิต ซึ่งในแผนกผลิตและวิจัยพัฒนาถ้าได้ที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์สูงที่ผ่านงานมาทางด้านนี้โดยตรงและจบมาทางด้านนี้ด้วยก็จะดีมาก เพราะจะช่วยมาแก้ปัญหา ช่วยวางแผน ช่วยพัฒนาสินค้าและอื่นๆได้ดีแบบก้าวกระโดด เพราะลำพังพนักงานของบริษัทเองได้เห็นแต่งานที่ทำเป็นประจำ หรือทำงานทั้งวัน อาจไม่มีเวลา ไม่มีมุมมอง ไม่มีประสบการณ์ที่หลากหลายจะทำให้การแก้ปัญหา เป็นไปอย่างลองผิดลองถูก เสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายและอื่น ๆ ถ้าได้ที่ปรึกษามาช่วยในส่วนนี้ก็จะช่วยให้โรงงานทำงาน รับงานได้หลากหลายขึ้น งานที่ออกมามีคุณภาพ ทำงานได้เร็วขึ้น

ซึ่งในประเทศไทยในปัจจุบันนี้ โรงงาน บริษัทต่าง ๆ ขนาดใหญ่จะมีที่ปรึกษาอยู่เป็นจำนวนมาก บางแห่งมีที่ปรึกษาทุกแผนก ซึ่งที่ปรึกษามีทั้งที่เป็นคนไทยและชาวต่างชาติ เท่าที่ผู้เขียนได้เห็นมาที่ปรึกษาชาวต่างชาติที่ทำงานเป็นที่ปรึกษาในบริษัทของคนไทยเป็นผู้ที่เกษียณงานจากบริษัทเดิมที่เป็นบริษัทต่างชาติ และเป็นคู่ค้ากับบริษัทของคนไทย เมื่อเกษียณแล้วก็ได้งานต่อเป็นที่ปรึกษาให้บริษัทของคนไทย ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการทำงาน เพราะจะได้ความสัมพันธ์ ประสบการณ์ โนว์ฮาว มาช่วยให้บริษัทเจริญเติบโตแบบก้าวกระโดดได้ในเวลาอันรวดเร็ว

4.6 การลดความสูญเสียในกระบวนการผลิต ซึ่งสิ่งนี้มีความสำคัญมาก เพราะถ้าสามารถลดความสูญเสียที่เกิดขึ้นให้เหลือต่ำที่สุดก็จะช่วยให้บริษัทมีผลกำไรที่เพิ่มมากขึ้น ซึ่งความสูญเสียที่เกิดขึ้นพอจะยกสาเหตุและวิธีแก้ไขได้ดังนี้

4.6.1 ความสูญเสียที่มีสาเหตุมาจากเครื่องจักร อุปกรณ์การผลิต มีสภาพที่ไม่สมบูรณ์ในการทำงาน ในการนี้ต้องให้ฝ่ายซ่อมบำรุงและวิศวกรรมหรือซัพพลายเออร์ที่ขายเครื่องและอุปกรณ์การผลิตมาช่วยหาสาเหตุและแก้ไขให้ปัญหา การชำรุดของเครื่องจักรและอุปกรณ์การผลิตให้หมดไป เพราะถ้าเครื่องจักรและอุปกรณ์การผลิตไม่สมบูรณ์อาจทำให้ไม่สามารถเดินงานได้ หรือถ้าเดินได้บ้างไม่ได้บ้าง ก็จะทำให้สินค้าที่ผลิตออกมามีคุณภาพที่ไม่สม่ำเสมอ อาจต้องคัดสินค้าที่ดีและไม่ดีออกจากกัน ทำให้มีปัญหาในการผลิตตามมาอีกมากมาย ทั้งคุณภาพ เวลา ค่าใช้จ่าย และอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจไม่สั่งงานกับเราอีก
4.6.2 ความสูญเสียที่มีสาเหตุมาจากเครื่องจักรและอุปกรณ์ที่ช่วยสนับสนุน การผลิตทำงานไม่สมบูรณ์ ชำรุด เช่นปั๊มลม ระบบจ่ายน้ำ เคมี หมึกพิมพ์ ระบบปรับอากาศ เครื่องทำความร้อนและความเย็น ลิฟท์ลำเลียงสินค้า ทั้งหมดที่กล่าวมาถ้ามีปัญหาต้องให้ฝ่ายซ่อมบำรุงและวิศวกรรม หรือ ซัพพลายเออร์มาช่วยแก้ปัญหา เพราะถ้าอุปกรณ์ที่กล่าวมามีปัญหาอาจส่งผลกระทบในภาพรวมของการผลิตสินค้าได้
4.6.3 ความสูญเสียที่เกิดจากคุณภาพของวัตถุดิบทุกชนิดที่ใช้ในการผลิตสินค้า ถ้าคุณภาพของวัตถุดิบที่ซัพพลายเออร์จัดส่งมาให้มีคุณภาพที่เปลี่ยนไปจากคุณภาพที่เคยใช้งานมาก่อนในทางที่แย่ลง ก็จะส่งผลกระทบกับสินค้าที่จะผลิตส่งให้กับลูกค้า ซึ่งในการแก้ปัญหาต้องให้ทุกฝ่ายในโรงงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องมาร่วมมือกันแก้ปัญหา รวมถึงซัพพลายเออร์และลูกค้าที่สั่งสินค้าจากเราด้วย
4.6.4 ความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากใบสั่งงาน สูตรการผลิตผิดพลาด จะทำให้งานที่ผลิตออกมาไม่สามารถจัดส่งให้ลูกค้าได้ ซึ่งความผิดพลาดแบบนี้มีทางแก้ไขให้ลดข้อผิดพลาดลง หรือให้ข้อผิดพลาดเป็นศูนย์ ต้องมีอบรม การประสานงาน การให้แผนกคิวซีเข้ามาตรวจสอบตอนเริ่มต้นการผลิตงาน จะได้ป้องกันทันท่วงทีก่อนที่งานผลิตส่วนใหญ่จะเริ่มขึ้น
4.6.5 ความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากพนักงานคุมเครื่อง เดินเครื่องจักร ซึ่งสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา เช่น ลืมเปิดฟังชั่นบางอย่างของเครื่องจักร หรือเปิดฟังค์ชั่นมากเกินไป ลืมเติมหมึกพิมพ์ เติมสารทำละลาย และอื่น ๆ ผิดไปจากใบสั่งงาน หรือใส่กระดาษผิดชนิด ผิดสเปคและอื่น ๆ อีกมาก รวมถึงใช้เวลาในการเตรียมงาน เตรียมเครื่อง มากเกินไป จะทำให้เสียเวลามาก ต่าง ๆ เหล่านี้ต้องมีการอบรม จัดทำ KPI ทำ WI เพื่อลดปัญหาที่จะเกิดขึ้น

สรุป: ความสูญเสียที่เกิดขึ้นในขั้นตอนผลิตสินค้ามีอยู่มากมายหลายสาเหตุ ซึ่งตามที่ได้กล่าวมาทุกสาเหตุสามารถแก้ไขได้ โดยเริ่มจากพนักงานที่มีส่วนรับผิดชอบในตำแหน่งที่เล็กที่สุด ไปจนถึงตำแหน่งผู้บริหารในระดับสูงสุดของบริษัท รวมถึงทีมที่ปรึกษาที่เข้ามาช่วยแก้ปัญหา ซึ่งถ้าทุกคน ทุกทีมร่วมมือกันช่วยแก้ปัญหา ปัญหาที่จะเกิดขึ้นก็อาจจะไม่เกิด และปัญหาใหญ่ๆก็จะเล็กลง เป็นต้น และถ้าทุกคนทุกทีมมีความสามารถที่ช่วยลดความสูญเสียให้มีความยั่งยืนก็จะช่วยให้โรงงาน บริษัท มีผลกำไรที่เพิ่มขึ้นต่อเนื่องตลอดไป..

อ่านต่อฉบับหน้า…