การบริหารความสิ้นเปลืองและจุดรั่วไหลในองค์กร ตอนที่ 1
สิ่งที่ไม่ควรจะเสียแต่ต้องเสียโดยทั้งรู้ตัวและไม่รู้ตัว

โดย ธีรพงศ์ ประดิษฐ์กุล

ความสิ้นเปลือง หมายถึง สิ่งที่ไม่ควรจะเสียแต่ต้องเสียโดยทั้งรู้ตัวและไม่รู้ตัว จุดรั่วไหลที่มักจะเกิดขึ้นในองค์กรนั้นประกอบไปด้วยหลายด้าน เช่น วัสดุอุปกรณ์ เจ้าหน้าที่บุคลากร สินค้า สต๊อก การขนส่ง หรือแม้แต่การสื่อสาร สิ่งเหล่านี้ล้วนแต่เป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้เราไม่สามารถควบคุมต้นทุนให้อยู่ในความมุ่งหมายได้ ข้อพึงระวังเป็นเหตุให้การควบคุมจุดรั่วไหลนี้ทำได้ยากมีเช่นดังนี้

มีสินค้าคงคลังมากเกินไป (Over Stock)
ผลิตมากเกินความต้องการตลาด (Over Production)
การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ (Process)
การขนส่งที่ซับซ้อน (Transportation)
การรอคอย (Idle Time)
การสูญเสียจากการผลิต (Defect and Rework)
การเคลื่อนไหว (Motion)

นี้เป็นเพียงบางส่วนที่ผมได้รวบรวมมาเพื่อเป็นแนวทางและให้สมาชิกได้พิจารณาว่าในองค์กรของท่านมีสิ่งเหล่านี้ หรืออาจจะมีมากกว่านี้ก็เป็นได้

สินค้าคงคลังมากเกินไป

สินค้าคงคลังเราจะแบ่งออกได้เป็นประเภทๆ ดังนี้

วัตถุดิบ ในที่นี้จะรวมทุกสิ่งไม่ว่าจะเป็นวัสดุที่ได้ซื้อมาเพื่อการผลิต หรือ วัสดุอุปกรณ์อะไหล่ที่ใช้ในการซ่อมบำรุง วัตถุดิบเหล่านี้จะถูกแปรสภาพเป็นสินค้าส่งให้ลูกค้า หรือสินค้าที่แปลรูปขึ้นมาเพื่อรอการส่งมอบ กลุ่มนี้เป็นกลุ่มวัสดุที่รอการผลิต แต่ยังไม่ผลิตหลายองค์กรก็เก็บส่วนนี้ไว้มากเกินความจำเป็น วัสดุก่อนผลิตก็อาจจะเสียหายได้จากอายุการใช้งาน หรือแม้แต่ผลเสียทางอ้อมที่เราต้องสำรองด้วยเงิน หรือ โอกาสทางดอกเบี้ยที่เราเสียไป
วัตถุดิบหรือสินค้าที่อยู่ระหว่างการผลิต เมื่อเราจะต้องส่งสินค้า แน่นอนโรงงานผลิตที่มีกระบวนการก็จำเป็นจะต้องแปรรูปวัสดุที่นำไปผลิตในเวลานั้น เราเรียกว่าวัสดุที่อยู่ระหว่างผลิตช่วงเวลานี้ เราไม่ได้สูญเสียแค่วัสดุ แต่เราสูญเสียทั้งแรงงาน และพลังงาน หากเราต้องผลิตแต่สินค้ายังนำส่งไม่ได้ นั้นคือเราจะต้องเก็บทุกสิ่งไว้ต้นทุนส่วนนี้จะสูงขึ้น เพราะมีเรื่องแรงงานและพลังงานเข้ามาแผงอยู่ด้วย
สินค้าสำเร็จรูป เมื่อผลิตเสร็จ หากยังทำการขายไม่ได้ ต้นทุนแผงที่ตามมาก็คือ เรื่องสถานที่เก็บสินค้า ทางบัญชีเรานับว่าสถานทีเก็บสินค้าเป็นต้นทุนอย่างหนึ่ง เราจึงต้องผลิตสินค้าที่แน่ใจว่าสินค้าที่ผลิตจะนำส่งลูกค้าเร็วที่สุด

ทั้ง 3 ข้อที่ได้แจ้งไปนั้นแน่นอนที่สุดทุกสิ่งมาพร้อมกับต้นทุนทั้งสิ้นทั้งก่อนการผลิต ระหว่างผลิต และหลังการผลิต ดังนี้โรงงานผลิต ต้องมีความมั่นใจว่าสินค้าที่ผลิตออกไปนั้นระยะเวลา หรือความต้องการของลูกค้ายังสามารถสร้างรายได้ให้กับองค์กรของเราได้ รวมถึงฝ่ายขายที่จะต้องแน่ใจและเชื่อมั่นว่าการเปิดใบสั่งผลิต จะสามารถนำส่งสินค้าได้โดยเร็ว และสามารถต่อรองหรือตกลงกับลูกค้าผู้สั่งได้รวมถึงระยะเวลาชำระที่ถูกต้องตามตกลง

สิ่งที่สมควรปฏิบัติของการควบคุมสินค้าคงคลัง

หน้าที่หลักของการควบคุมสินค้าคงคลังก็คือ การจัดการจำนวนสินค้าคงคลังให้มีความเหมาะสมอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการตัดสินใจ จัดหาสินค้า เวลา ปริมาณ ต่อผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อไม่ให้สินค้าคงคลังขาดสต๊อกหรือมากเกินความจำเป็น อาจจะใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมการตัดสินใจช่วย เพื่อลดการลงทุน การสูญเสียที่ไม่จำเป็น รวมถึงพื้นที่ในการเก็บสินค้ารอการผลิต หรือ หลังการผลิต ที่มากเกินไป ดังนั้นเราจึงสมควรจะปฏิบัติดังนี้

1. ทำรายการบันทึกให้ชัดเจน สม่ำเสมอ เพื่อสะดวกต่อการพิจารณา การคำนวณ การสั่ง การใช้อย่างสิ้นเปลือง หรือแม้แต่สูญหายหรือถูกขโมย
2. จัดแบ่งสินค้าและอายุของสินค้าให้ชัดเจนเพื่อป้องกันสินค้าหมดสภาพเนื่องจากอายุการใช้งาน และจะสามารถบริหารการเบิกจ่ายก่อนหลัง ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. กำหนดจำนวนสินค้าคงกลังต่ำสุด สูงสุด เพื่อการบริหารจัดการสั่งซื้อ และลดการสั่งซื้อซับซับซ้อน
4. ทำรายการสินค้า วันที่ชื้อสินค้า ภาพถ่าย ปริมาณ ชื่อผู้ขาย รายละเอียดสินค้า ในรายการ และให้ทะเบียนสินค้าอัพเดทอยู่เสมอ
5. จัดทำแผนระยะสั้นระยะยาวสำหรับคลังสินค้าที่ต้องวางแผนเช่น สินค้าที่มีราคาสูง ระยะเวลายาวนานที่สินค้าจะเดินทางมาถึง หรือเป็นสินค้าหายาก รวมไปถึงการวางแผนการชำระเงินค่าสินค้าดังกล่าว
6. เจ้าหน้าที่ควรแบ่งสินค้าออกเป็นประเภท ชนิด ตามการใช้งาน หรือสินค้าที่มีอันตรายเช่นติดไฟงาน หรือเป็นอันตรายต่อร่างกาย

นอกจากนี้ยังมีสูตรวิธีคำนวณเพื่อชวนในการตัดสินใจเรื่องการกำหนดหรือสั่งซื้อสินค้าคงคลังเช่น

ปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด (Economic Order Quantity : EOQ)

ในแต่ละครั้ง ซึ่งถ้าผู้ประกอบการสามารถคำนวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ทั้งต้นทุนในการสั่งซื้อ และต้นทุนในการเก็บรักษานี้ได้ ก็จะทำให้ทราบว่าเมื่อสินค้าในคลังสินค้าถูกขายออกไปจนหมด จะต้องสั่งซื้อสินค้าคงคลังเข้ามาใหม่ในจำนวนเท่าใดจึงจะประหยัดที่สุด โดยใช้สูตรคำนวณ ดังนี้

ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด :
EOQ = SQRT (2DO / UC)
D = ความต้องการสินค้าในเวลา 1 ปี
O = ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อต่อครั้ง
U = ต้นทุนของสินค้าต่อหน่วย
C = ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้าคิดเป็น % ของมูลค่าสินค้าทั้งปี

ตัวอย่าง ร้านสหกรณ์โรงเรียนแห่งหนึ่งขายเครื่องเขียน ขายสมุดได้ปีละ 15,000 เล่ม ต้นทุนเฉลี่ยทุกแบบเล่มละ 8 บาท จะเสียค่าโทรศัพท์สั่งซื้อครั้งละ 3 บาท ร้านควรสั่งซื้อครั้งละเท่าไรจึงจะเสียค่าใช้จ่ายต่ำสุด ในขณะที่มีค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาประมาณ 5% ของมูลค่าสินค้าทั้งหมด
EOQ = SQRT (2DO / UC)
= SQRT ([2 x 15,000 x 3]/[8×0.05])
= SQRT (90,000/0.4)
= 474
ดังนั้นปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด = 474 เล่ม

จุดสั่งซื้อ (Reorder point)

จุดสั่งซื้อใหม่ในอัตราความต้องการสินค้าคงคลังคงที่และรอบเวลาคงที่ เป็นสภาวะที่ไม่เสี่ยงที่จะเกิดสินค้าขาดมือเลย เพราะทุกสิ่งทุกอย่างแน่นอน
จุดสั่งซื้อใหม่ R = d x L
โดยที่ d = อัตราความต้องการสินค้าคงคลัง
L = เวลารอคอย

ตัวอย่าง ถ้าโรงงานทำซาลาเปาฮ่องเต้ใช้แป้งสาลี วันละ 10 ถุง และการสั่งแป้งจากร้านค้าส่งจะใช้เวลา 2 วันกว่าของจะมาถึง จุดสั่งซื้อใหม่จะเป็นเท่าใด
จุดสั่งซื้อใหม่ = d x L
= 10 x 2
= 20 ถุง
เมื่อแป้งสาลีเหลือ 20 ถุง ต้องทำการสั่งซื้อใหม่มาเพิ่มเติม

นอกจากนี้กราฟที่แสดงความเคลื่อนไหวของสินค้าคงคลัง ภาพนี้น่าจะอธิบายได้ดีกว่าคำพูดมากมาย เพียงขอให้ได้พิจารณาและทำความเข้าใจ ผมเชื่อว่าจะมีประโยชน์อย่างมาก และอธิบายให้ผู้ปฏิบัติสามารถเข้าใจได้ไม่ยากนัก และจะระลึกถึงอยู่เสมอ

การบริหารจัดการเรื่องความสิ้นเปลืองและจุดรั่วไหลที่ผู้เขียนได้เขียนและรวบรวมมานั้น เป็นเพียงการเริ่มต้นในหัวข้อแรก ยังมีอีกหลายหัวข้อที่องค์กรของท่านจะสามารถจะลดหรือปิดจุดรั่วเหล่านี้ได้ ผู้เขียนจะพยายามรวบรวมและนำเรื่องราวที่เกี่ยวกับการจัดการลดต้นทุน จุดสิ้นเปลืองและรั่วไหล มาเขียนให้ทุกท่านได้อ่านในโอกาสต่อไป

ขอขอบคุณรูปภาพ และบทความบางส่วนจาก
• www.myaccount-cloud.com/Article/Detail/89139
• www.logisticsmgmt.com/article/top_20_warehouses_2019
• https://slideplayer.in.th/slide/14400173/
• หนังสือ Cost Down Save Cost No.1 สำนักพิมพ์ Image Group