การสื่อสารเพื่อการทีมงานทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ตอนที่ 2
โลกทุกวันนี้การสื่อสารเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในการสร้างความเข้าใจและการขับเคลื่อนในชีวิตทั้งในเรื่องของการสื่อสารภายในตัวเองเพื่อให้เกิดความเข้าใจตนเองมากขึ้นและการสื่อสารระหว่างบุคคลที่จะสร้างความเข้าใจ การตกลงร่วมกันและสามัคคีกันในกลุ่มและองค์กร
สำหรับทางทำงานนั้นการประชุมถือได้ว่าเป็นเวทีในการสื่อสารและเปิดโอกาสในการสื่อสารกับผู้มีอำนาจตัดสินใจและการประชุมยังเป็นสถานที่สำหรับขอความคิดเห็นหรือการอนุมัติิเพื่อนำไปสู่การลงมือปฎิบัติ ซึ่งคุณจะต้องรู้เคล็ดลับและเครื่องมือในการโน้มน้าวในผู้อื่นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมจดจำในสิ่งที่คุณพูดได้เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง
วางแผนและการเตรียมการ
การพูดคุยทางธุรกิจนั้นจะต้องมีการวางแผนและเตรียมการ เมื่อคุณคิดว่าจะต้องนัดประชุม คุณจะต้องหยุดและถามตัวเองก่อนว่า การประชุมนั้นจำเป็นต้องเชิญผู้เข้าร่วมประชุม หรือสามารถทำได้ผ่านทางโทรศัพท์หรือ อีเมลหรือไม่ ?
เกณฑ์ที่บ่งชี้ความสำเร็จ
จะรู้ได้อย่างไรว่าทำสำเร็จแล้ว อะไรถือเป็นหลักฐานว่าเราได้บรรลุเป้าหมายนี้ไปแล้วบ้าง
เมื่อเรามีเป้าหมายที่ชัดเจนในใจแล้ว เราอาจจะเล็งเห็นว่า การประชุมจะเป็นไปอย่างราบรื่นด้วยวิธีการสื่อสารอย่างไร กับผู้เข้าร่วมการประชุมและต้องระลึกอยู่เสมอว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรมีข้อมูลเพียงพอสำหรับการตัดสินใจในประเด็น วาระการประชุมเพื่อสร้างผลลัพธ์ของการประชุมนั้นๆ
การใส่ใจกับผู้ฟัง
การสื่อสารในที่ประชุมที่ดี จะต้องมีความยืดหยุ่น ปรับเนื้อหาให้ตรงตามความเหมาะสมผู้ฟัง และเราจะต้องเตรียมตัวให้พร้อมกับการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาไปตามสถานการณ์ด้วย
เราอาจจะถนัดวิธีการนำเสนอที่เป็นทางการต่อหน้าคนกลุ่มเล็ก หรือนำเสนอในการประชุมขนาดใหญ่ หรืออาจจะถนัดกับการพูดในการประชุมที่ไม่เป็นทางการก็ได้ แต่ถ้าจะให้ดีจะต้องเป็นนักพูดที่ยืดหยุ่นและมีความมั่นใจ ไม่ว่าจะตกอยู่ในสถานการณ์ทั้งเล็ก ใหญ่ เป็นทางการ หรือเป็นกันเอง และไม่ว่าจะอยู่ในองค์กร หรือต่อหน้าลูกค้าภายนอกก็ตาม
เลือกคำพูดให้เหมาะสม
สิ่งแรกที่จะต้องนึกถึงเลยคือจะต้องเลือกใช้คำพูดที่เข้าใจง่าย
หลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิค
จากนั้นให้พิจารณาว่าผู้ฟังมีความรู้ในเรื่องที่คุณกำลังจะพูดมากน้อยแค่ไหน ใช้ตัวย่อและศัพท์เทคนิคที่ไม่คุ้นเคยอย่างระมัดระวัง จับจุดที่เหมาะสม อย่าใช้คำที่เป็นศัพท์เทคนิคหรือวิชาการมากเกินไป ให้ใช้คำพูดที่เรียบง่าย แต่ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าเรียบง่ายเกินไปหรือไม่ ให้ถามกับผู้ฟังว่า “เนื้อหาประมาณนี้ใช้ได้หรือยัง”
ใช้ตัวช่วยให้น้อยที่สุด
เราสามารถใช้พาวเวอร์พอยต์ ฟลิปชาร์ต และเอกสารประกอบเพื่อสนับสนุนประเด็นที่คุณนำเสนอได้ แต่อาจทำให้การประชุมดูเป็นทางการได้ ดังนั้นให้ดูความต้องการของผู้ฟังเป็นหลัก อย่าเสียสมาธิ ถ้าคุณมีอุปกรณ์เสริม ให้ใส่ใจกับผู้ฟัง ไม่ใช่ที่อุปกรณ์เสริม หากคุณเบนความสนใจของผู้ฟังออกไป เขาจะหมดความสนใจในสิ่งที่คุณพูด
คุมประเด็นให้อยู่
พนักงานทุกคนรู้ดีว่ายิ่งเราเผื่อเวลาการประชุมมากเท่าไหร่ เราก็จะยิ่งใช้เวลาให้หมดไปมากเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ก็ตาม ไม่ว่าเราจะกำหนดเวลาการประชุมเอาไว้ 1 หรือ 2 ชั่วโมง เราก็จะใช้เวลาให้หมดไปเท่านั้นหรืออาจจะมากกว่านั้นด้วยซ้ำหากคุณไม่อยากปล่อยให้หมดไปกับการเจ๊าะแจ๊ะโดยเปล่าประโยชน์ เราจะต้องคุมการประชุมให้อยู่ในประเด็นที่วางไว้ตลอดเวลา
หากรู้แน่ชัดว่าต้องการสื่อสารอะไรในการประชุมและต้องการผลลัพธ์ใดในตอนท้ายของการประชุมแล้ว การคุมประเด็นให้อยู่ในกรอบก็ไม่ใช่เรื่องยากแต่จะทำได้ก็ต่อเมื่อคุณได้แจ้งให้ผู้เข้าประชุมรับทราบ ตั้งแต่ต้นว่าคุณต้องการผลลัพธ์ใดจากการประชุมนี้
จากนั้นให้ระดมหาแนวร่วมในเป้าหมายนั้นโดยใช้ทักษะในการผูกมิตรเพื่อเอาชนะใจพวกเขา หลังจากนั้นที่คุณได้ผลลัพธ์จากการประชุมแล้ว ให้ทุกคนตกลงในผลลัพธ์นั้นร่วมกัน หากคุณทำให้คนอื่นอยู่ข้างเดียวกับคุณได้ พวกเขาจะเปิดใจยอมให้คุณโน้มน้าวเขาได้ง่ายขึ้น
พูดให้กระชับและได้ใจความ
คุณคงเคยอยู่ในการประชุมที่ลากยาวเกินเวลานานและผู้คนเริ่มพูดเรื่อยเปื่อยมากขึ้น แต่การสื่อสารในที่ประชุมอย่างมีประสิทธิผลจะไม่ทำอย่างนั้น พวกเข้ารู้ว่าจะพูดอะไร และเมื่อพูดจบแล้วเขาจะหยุด หากยังไม่ทราบในจุดนี้เราก็จะพูดเจื้อยไปเรื่อย และนั้นก็คงไม่แปลกหากผู้ฟังจะเริ่มเหม่อลอย มองออกไปนอกหน้าต่างกันหมดแล้ว ในขณะที่กำลังสนทนาอยู่ในห้องประชุม คุณต้องเลือกช่วงเวลาในการพูดที่เหมาะสม และเมื่อใดที่เปิดปากพูด ขอให้พูดกระชับและตรงประเด็น
ความจริง คือยิ่งเราพูดนานเท่าไหร่ กรสื่อสารนั้นก็จะยิ่งลดทอนประสิทธิภาพลงไปมากเท่านั้น
บางครั้งการพูดให้สั้นกระชับจะยิ่งทรงอำนาจมากขึ้นในการประชุมเพราะฉะนั้นเลิกอารัมภบทแต่พูดให้กระชับได้ใจความเข้าไว้ โดยปฏิบัติตามกฎสำคัญ 4 ข้อต่อไปนี้
- รู้ผลลัพธ์ รู้เป้าหมายของตัวเอง หากไม่มีเหตุที่จะพูดก็ยังไม่ต้องพูด
- ฟัง หากเราพูดเพียงเพราะขอให้ได้พูด คำพูดของคุณจะสื่อไม่ถึงคนอื่น ในขณะเดียวกับที่ตัวคุณก็จะไม่ตั้งใจฟังคนอื่นด้วย
- เรียนรู้ ผู้อื่นอาจมีความคิดเห็นในสิ่งที่คุณพูด หากคุณหยุดพูดและฟังพวกเขา คุณจะได้เรียนรู้และบรรลุเป้าหมายได้เร็วยิ่งขึ้น
- เว้นช่องให้คนอื่นพูดบ้าง ให้โอกาสผู้อื่นได้โต้ตอบในสิ่งที่คุณพูด เพื่อคุณจะได้ปัดความเห็นค้านใดๆ ออกไปตั้งแต่แรก และยังได้เรียนรู้ความคิดเห็นต่างๆ เพิ่มขึ้นด้วย
