3 ขั้นตอนนำออฟฟิศสู่ยุคดิจิตอล

3 ขั้นตอน นำออฟฟิศสู่ยุคดิจิตอล

โดย คุณกิติกร นงค์สวัสดิ์
บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัด

ปัจจุบันนี้มีหลายองค์กรที่กำลังเผชิญความท้าทาย จากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยียุคดิจิตอล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของคลาวด์ โมบิลิตี้ ดิจิตอลทรานส์ฟอร์เมชั่นบิ๊กดาต้า ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาลที่เข้ามาผลักดันในเรื่องของดิจิตอลไทยแลนด์ ทำให้ไม่ช้าก็เร็วสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องที่จะเข้ามาใกล้ตัวมากยิ่งขึ้น หรือบางครั้งเข้ามาแล้วแต่ไม่ทันรู้ตัว จนทำให้เสียโอกาสในการได้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสมัยใหม่

ดังนั้น น่าจะเป็นเรื่องที่ดีหากว่าองค์กรต่างๆ เตรียมพร้อมรับมือความท้าทายของเทคโนโลยีไว้ล่วงหน้า เพื่อที่จะเป็นการสร้างศักยภาพผลักดันให้องค์กรก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำในตลาด พร้อมแข่งขันกันในโลกธุรกิจ

ในยุคที่หลาย ๆ องค์กรต้องการเป็นออฟฟิศดิจิตอล หรือ Digital Workplacesสิ่งแรกที่อยากให้เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง คือ การทำงานกับกระดาษ หลายองค์กรมีต้นทุนทางธุรกิจที่เกิดจากกระดาษที่ค่อนข้างสูง มีปัญหาในเรื่องการจัดเก็บ การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งที่จริงแล้วเอกสารไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาให้อยู่ในรูปแบบของกระดาษ เพราะมันเป็นดิจิตอลตั้งแต่ต้น เราจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วจึงสั่งพิมพ์ออกมา ทั้งนี้ การพิมพ์เอกสารไม่ใช่เรื่องผิด แต่ทำอย่างไรจึงจะเชื่อมโยงการพิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษกับเอกสารในรูปแบบดิจิตอลเข้าด้วยกันได้

จากตัวเลขสำรวจข้อมูลในอเมริกา ระบุว่า ในแต่ละปี มีจำนวนเอกสารที่ถูกผลิตออกมาจากการพิมพ์ประมาณ 72,000 หน้าต่อเดือนในองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่ง 80% ของตัวเลขนี้ ถูกผลิตออกมาเพื่อใช้ในการฝึกอบรม การประชุม เมื่อเสร็จแล้วก็โยนทิ้ง ซึ่งค่าเฉลี่ยของพนักงานในองค์กร 1 คน จะผลิตเอกสารประมาณ 10,000 แผ่น หรือประมาณ 20 รีมต่อปี และ 45% ของกระดาษทั่วโลกที่ถูกพิมพ์ออกมา สุดท้ายแล้วจะอยู่ในถังขยะ

“ฟูจิ ซีร็อกซ์”จึงคิดวิธีว่า จะทำอย่างไรให้ผลิตเอกสารออกมาแล้วไม่เป็น Bad Paper โดยนำเทคโนโลยีมาช่วย คือ พิมพ์ให้น้อยแต่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด และการทำงานยังลื่นไหลไปได้ด้วยดี หรือดีกว่าเดิม ด้วย 3 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้

1. Optimize Print Assets คือการเลือกใช้เทคโนโลยีของเครื่องดิจิตอลมัลติฟังก์ชั่น ซึ่งแปรสภาพมาจากเครื่องถ่ายเอกสาร ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบเน็ตเวิร์คและรับข้อมูลผ่านกระบวนการต่างๆ แล้วพิมพ์ออกมา สามารถส่งแฟกซ์ได้ ถ่ายเอกสารได้ จากในอดีตที่หนึ่งองค์กรจะต้องมีทั้งเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องแสกน เครื่องแฟกซ์ หรืออื่น ๆ ซึ่งเป็นการสิ้นเปลือง ทั้งในเรื่องของค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา พื้นที่ใช้สอย พลังงาน ฉะนั้น การที่เราต้องการลดค่าใช้จ่ายจากการพิมพ์ อันดับแรกจึงต้อง Optimize หรือเพิ่มประสิทธิภาพอุปกรณ์เหล่านี้เสียก่อน นั่นคือทำให้เหลืออุปกรณ์น้อยชิ้นที่สุด

2. Optimize Print Usage เมื่อมีเครื่องมัลติฟังก์ชั่นและเทคโนโลยีที่พร้อมแล้ว ต่อมาคือการทำความเข้าใจกับพฤติกรรมของผู้ใช้ในองค์กรด้วยว่า บุคลากรในองค์กรสามารถใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ เพื่อให้ทำงานได้เร็วขึ้น ประหยัดกระดาษ ประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้น เช่น การสั่งพิมพ์กระดาษ 2 หน้า หรือ พิมพ์แบ่ง 4 หน้า ในกระดาษ 1 แผ่น หรือ การใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นส่งแฟกซ์ แทนการส่งแฟกซ์แบบเดิมที่เสียค่าใช้จ่ายครั้งละ 3 บาท ซึ่งหากยังไม่ได้ใช้โซลูชั่นเหล่านี้ แปลว่ายังใช้เครื่องได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ

3. Optimize Workflow Processes หลายครั้งที่การสั่งพิมพ์เอกสารเป็นเรื่องหลีกเลี่ยงไม่ได้ อาทิ เอกสารทางกฎหมาย เอกสารทางบัญชี ที่จำเป็นต้องเพิ่มเติมข้อความ ลงลายมือชื่อ และประทับตราบริษัท เพื่อการดำเนินงานตามขั้นตอนต่อไป แต่ปัจจุบันมีเครื่องมืออย่าง E-Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สแกนขึ้นไปเก็บไว้บนระบบ เมื่อต้องการใช้งานสามารถเรียกข้อมูลนั้นมาวางบนเอกสารได้ทันที ซึ่ง E–Signature โดยทั่วไปสามารถใช้งานได้เฉพาะภายในองค์กร แต่หากต้องการใช้งานกับองค์กรภายนอก จะใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Digital Signature ที่จะต้องนำลายเซ็นให้บุคคลที่ 3 หรือองค์กรกลาง (Certification Authority – CA) เป็นผู้รับรองความถูกต้องของลายเซ็น และหลังจากที่ลายเซ็นได้รับการรับรองจากบุคคลที่ 3 แล้ว ลายเซ็นนั้นจะสามารถตรวจสอบกลับไปยังตัวตนของเจ้าของลายเซ็นได้
ลายเซ็นดังกล่าวจึงสามารถนำไปใช้บนเอกสารดิจิตอล และได้รับการยอมรับเช่นเดียวกับลายเซ็นบนเอกสารที่เป็นกระดาษ ดังนั้น จึงไม่มีความจำเป็นต้องสั่งพิมพ์เอกสาร ก็สามารถส่งต่อเอกสารเพื่อการพิจารณาอนุมัติ หรือดำเนินงานตามขั้นตอนการทำงานต่อไปได้อย่างราบรื่น ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรว่า จะนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประสิทธิภาพได้อย่างไร

คุณกิติกร นงค์สวัสดิ์

การทำให้องค์กรเป็นออฟฟิศดิจิตอลในระยะแรกอาจเป็นเรื่องยาก และต้องใช้เวลาเพื่อให้เกิดการยอมรับ เนื่องจากความไม่เคยชินของบุคลากร หรือความไม่มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารดิจิตอล ทางฟูจิ ซีร็อกซ์ จึงมีเครื่องมืออย่าง Workflow Assessment Services เพื่อมาช่วยสำรวจความต้องการในการใช้อุปกรณ์ต่างๆ เพื่อนำไปสู่การลดปริมาณการใช้เครื่องพิมพ์ลงได้ หรือแม้แต่การช่วยออกแบบเพื่อนำเครื่องพริ้นเตอร์ออก แล้วแทนที่ด้วยเครื่องมัลติฟังก์ชั่น เพื่อเพิ่มพื้นที่การใช้งานในองค์กร ตลอดจนนำเทคโนโลยีมาใช้กับบัตรพนักงานเพื่อเข้าสู่ระบบและสั่งงานพิมพ์งาน ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใดในสำนักงาน ก็สามารถสั่งพิมพ์งานได้ตลอดเวลา

ยกตัวอย่างเช่น พนักงานสั่งพิมพ์งานจากออฟฟิศของตนเองที่ชั้น 5 แล้วขึ้นไปรับงานพิมพ์จากเครื่องมัลติฟังก์ชั่นบนชั้น 13 เพื่อใช้ในการประชุม ก็สามารถนำบัตรพนักงานไปแตะที่เครื่องเพื่อเข้าสู่ระบบ และรับงานพิมพ์ได้ทันที จากนั้นระบบจะเก็บบันทึกข้อมูลการใช้งาน หรือ Printing Profile ไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลาง ทำให้ทราบได้ว่าพนักงานแต่ละคน พิมพ์งานในปริมาณมากน้อยแค่ไหน มีประสิทธิภาพหรือไม่ ซึ่งวิธีเข้าระบบด้วยบัตรพนักงานนับเป็นอีกวิธีที่ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ในระดับหนึ่งเช่นกัน

“เมื่อองค์กรธุรกิจต่างๆ ทำได้ครบ 3 ชั้นตอนข้างต้นแล้ว ฟูจิ ซีร็อกซ์ เชื่อว่าขั้นตอนในการทำงานจะลดลง และถึงแม้ไม่ได้พิมพ์เอกสาร งานในองค์กรก็ยังดำเนินไปได้อย่างราบรื่นด้วยการนำเทคโนโลยีมาช่วย เพื่อความรวดเร็ว และการเพิ่มผลผลิต หรือประสิทธิภาพในการทำงานได้ไม่น้อยกว่า 20 % ตลอดจนช่วยให้ต้นทุนทางเอกสารขององค์กรลดได้มากกว่า 10 %แน่นอน”

“ฟูจิ ซีร็อกซ์” จัดอบรม Graphic Communication Technology
“ฟูจิ ซีร็อกซ์” จัดอบรม Graphic Communication Technology

คุณโคจิ เทสึกะ ประธาน บริษัท ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัด (นั่งแถวหน้าที่ 3 จากซ้าย) นำทีมผู้บริหารจัดอบรมหลักสูตร GraphicCommunication Technology ให้ความรู้ด้านเทคโนโลยีการพิมพ์เป็นปีที่ 5 ติดต่อกัน เพื่อสร้างความรู้ในภาคทฤษฎีและปฏิบัติการด้านเทคโนโลยีการพิมพ์ให้กับนักศึกษาชั้นปีที่ 4 จาก 4 สถาบัน จำนวน 57 คน ประกอบด้วย จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย, มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี, มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี และมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลกรุงเทพ ซึ่งหวังว่าที่จะเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถ เพื่อตอบสนองความต้องการของตลาดอุตสาหกรรมการพิมพ์ดิจิตอลที่กำลังเติบโตได้เป็นอย่างดี ณ อาคารซันทาวเวอร์ เอ ถนนวิภาวดีรังสิต เมื่อเร็ว ๆ นี้

Related Post

พสกนิกรสะสม หนังสือ-สิ่งพิมพ์ พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช รัชกาลที่ 9
views 734
พสกนิกรสะสม หนังสือ-สิ่งพิมพ์ พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช รัชกาลที่ 9 พสกนิกรไทยร่ำไห้ทั้งแผ่นดินเมื่อพระบาทสมเด็จพระปรมินทร มหาภูมิพลอดุลยเดช รัชกาลที่ 9 เสด็จสวรรคต เมื่อวันที่ 13 ตุลาคม 2559 และสิ่งที่แสดงออกถึงการสำนึกในพระมหากรุณ...
ธนบัตรเฉลิมพระเกียรติสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์
views 591
ธนบัตรที่ระลึกเฉลิมพระเกียรติ สมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ เนื่องในโอกาสพระราชพิธีมหามงคลเฉลิมพระชนมพรรษา 7 รอบ คุณวิรไท สันติประภพ ผู้ว่าการธนาคารแห่งประเทศไทย (ธปท.) แถลงว่า ธปท. ได้จัดพิมพ์ธนบัตรที่ระลึก เพื่อร่วมเฉลิมพระเกียรติ ...
ผลการประกวดสิ่งพิมพ์แห่งชาติ ครั้งที่ 11
views 748
Thai Print Awards 2016 INSPIRE THE FUTURE แรงบัลดาลใจแห่งอนาคต อุตสาหกรรมการพิมพ์และบรรจุภัณฑ์ไทย สมาคมการพิมพ์ไทย จัดงานประกาศผลการประกวดสิ่งพิมพ์แห่งชาติ ครั้งที่ 11 หรือ 11th THAI PRINT AWARD 2016 ภายใต้สโลแกน Inspire the Future ประสบความสำเร็...